För styrelser i bostadsrättsföreningar
Tilja läser mejlen ni vidarebefordrar, föreslår svar som grundas på era egna dokument och håller ordning på ärendena. Ingenting skickas förrän någon i styrelsen har godkänt det, och varje steg finns dokumenterat.
Hej Sara,
Tack för din felanmälan. Vi har tagit emot den och kontaktar vår rörfirma så att de kan titta på läckan så snart som möjligt.
Stäng gärna av vattnet under diskbänken under tiden om du kan. Vi återkommer när vi har en tid för besök.
Vardagen i styrelsen
Boendefrågor, felanmälningar och leverantörsmejl landar i föreningens inkorg, även kvällar och helger. Att sortera, svara och hålla ordning tar tid som frivilliga inte har. Och den dagen någon undrar hur ett ärende sköttes ska svaret finnas kvar.
Så fungerar det
De boende mejlar föreningen precis som vanligt. Inget nytt system för dem att lära sig.
En boendes fråga eller felanmälan landar i föreningens inkorg, precis som vanligt. Det som ska hanteras vidarebefordras till Tilja.
Förslaget grundas på föreningens egna dokument: stadgar, ordningsregler och tidigare beslut. Saknas underlag markerar Tilja det, i stället för att gissa.
Ni läser, justerar vid behov och godkänner. Först då skickas svaret, i föreningens namn.
Inget skickas utan att någon i styrelsen har godkänt det.
Ett exempel ur testläget
En boende anmäler en läcka under diskbänken. Tilja flaggar ärendet som akut och förbereder två utkast: en förfrågan till rörfirman och ett besked till den boende. Styrelsen läser och godkänner, i rätt ordning. Det är arbetsmomentet i Tilja.
En boende anmäler en vattenläcka under diskbänken i köket.
Hej,
Vi har fått in en felanmälan om en vattenläcka under diskbänken i en av våra lägenheter. Kan ni höra av er för en tid för besök så snart som möjligt?
Återkom gärna med när ni kan komma, så meddelar vi den boende.
Hej Sara,
Tack för din felanmälan. Vi har tagit emot den och kontaktar vår rörfirma så att de kan titta på läckan så snart som möjligt.
Stäng gärna av vattnet under diskbänken under tiden om du kan. Vi återkommer när vi har en tid för besök.
Skickas lämpligen efter förfrågan ovan, så att svaret inte lovar något som inte är beställt.
En annan sorts tjänst
Det finns tjänster som låter de boende fråga en AI direkt, dygnet runt. Bekvämt, men styrelsen ansvarar för varje besked som lämnas i föreningens namn, även svar ingen i styrelsen har sett. Hos Tilja pratar de boende aldrig med en AI. De får styrelsens svar, snabbare.
Vem svarar de boende?
En AI, direkt i en app eller portal.
Styrelsen, via vanlig mejl. Tilja skriver utkastet.
Vem har sett svaret innan det når den boende?
Ingen i styrelsen, svaret går direkt till den boende.
En namngiven person i styrelsen har läst och godkänt det.
Vad finns kvar efteråt?
Det beror på tjänsten.
Ett dokumenterat förlopp för varje ärende: vad som kom in, vad som godkändes, av vem och när.
Skydd och dokumentation
Ledamöter i en bostadsrättsförening ansvarar personligen för hur ärenden hanteras. Skyddet ligger i ordning: snabba svar, lika behandling och ett förlopp som går att visa i efterhand.
Utkasten grundas på era stadgar, ordningsregler och tidigare beslut, inte på vem som frågar eller vem i styrelsen som råkar svara. Svaret utgår från samma regler, oavsett vem som frågar.
Varje ärende har en historik: vad som kom in, vilket svar som godkändes, av vem och när. Den dagen frågan kommer på stämman finns svaret kvar.
En vattenläcka väntar inte till nästa styrelsemöte. Akuta ärenden flaggas, och Tilja förbereder både förfrågan till hantverkaren och beskedet till den boende.
Tydliga gränser
Lika viktigt som vad Tilja gör är vad Tilja håller sig borta från.
Tilja sköter inte ekonomi, redovisning eller fastighetsskötsel. Det ligger kvar där det ligger idag.
Tilja ersätter inte tjänster som SBC Hemma eller Nabo. De boende behöver inget nytt konto.
Tilja tolkar inte stadgar på ett bindande sätt. Sådana frågor hänvisas till styrelsen eller föreningens jurist. Styrelsen står alltid som avsändare och ansvarar för svaret.
Priser
Alla funktioner ingår. Priserna anges exklusive moms. För en förening med 30 lägenheter motsvarar fullpriset ungefär 66 kr per hushåll och månad. Enligt Fastighetsägarnas arvodesundersökning ligger styrelsens arvode i en mellanstor förening ofta på 20 000 till 60 000 kr om året.
| Föreningens storlek | Fullpris | Introduktionspris (60 dagar, ca 35 % rabatt) |
|---|---|---|
| 20-40 lgh | 1 900 kr/mån | ca 1 235 kr/mån |
| 41-80 lgh | 2 900 kr/mån | ca 1 885 kr/mån |
| 81-120 lgh | 3 900 kr/mån | ca 2 535 kr/mån |
| Under 20 eller över 120 lgh | Kontakta oss för offert | — |
20-40 lgh
41-80 lgh
81-120 lgh
Under 20 eller över 120 lgh
Provperioden är kostnadsfri i 45 dagar och kräver inget kort. Om föreningen sedan aktiverar Tilja gäller introduktionspriset i 60 dagar. Därefter gäller fullpriset, om ni inte har avslutat innan dess. Föreningen behåller kontrollen över vad som skickas, och ni kan avsluta när som helst. Priserna är exklusive moms.
Inför stämman
Tilja är styrelsens verktyg, men det är medlemmarna som märker skillnaden.
Utkastet ligger klart när styrelsen öppnar Tilja, så svaret behöver inte vänta på en ledig kväll.
Utkasten utgår från föreningens egna regler, oavsett vem som frågar.
Snabb och dokumenterad hantering av vattenskador och störningar kan begränsa skadan, för huset och för dem som valt att ta ansvaret.
Historiken följer med när styrelsen byts. Uppdraget blir möjligt för fler än de som redan gör mest.
I testläget får styrelsen ett färdigt beslutsunderlag som PDF, med priser, dataskydd och vad styrelsen behöver besluta. Det är gjort för att skickas vidare till resten av styrelsen.
Frågor och svar
Uppgifter lagras inom EU. En del bearbetning med AI sker hos leverantörer i USA, med stöd av EU:s standardavtalsklausuler. Biträdesavtal och dataskyddsinformation delas innan ni aktiverar.
Nej. Tilja loggar aldrig in i er inkorg. Ni vidarebefordrar de mejl som ska hanteras, och styrelsen väljer själv vad Tilja får se.
Nej. De boende mejlar föreningen som de alltid har gjort och får svar via mejl. Inget nytt för dem att lära sig.
Ni ser Tilja arbeta med färdiga exempel. Ingenting skickas, oavsett vad ni provar. För att Tilja ska kunna skicka mejl krävs ett styrelsebeslut och ett undertecknat biträdesavtal.
Nej. Ett uppslagsverktyg svarar styrelsen när ni frågar. Tilja hjälper styrelsen med arbetet: läser mejlen ni vidarebefordrar, föreslår svar, förbereder leverantörsärenden och håller förloppet dokumenterat. Priset ska vägas mot styrelsens tid, inte mot ett uppslagsverktyg.
Ja. Det finns ingen bindningstid. Testläget kostar ingenting, och om ni aktiverar och senare vill avsluta gör ni det när som helst. Uppgifter från testläget raderas på begäran; hur uppgifter raderas efter en aktivering regleras i biträdesavtalet.
Ni ser allt Tilja gör i testläget innan något skickas. Kostnadsfritt i 45 dagar, inget kort, och ni kan avsluta när som helst.